Idara ya Utawala na Rasilimali Watu ni mhimili wa Uendeshaji wa shughuli za Taasisi hii za kila siku. Katika kutekeleza wajibu wake Idara inamsaidia Mtendajji Mkuu wa Halmashauri ambaye ni Mkurugenzi wa Halmashauri ya Mji Kahama. Aidha, Idara hii ina jukumu la kuhakikisha kuwa Halmashauri ina nyenzo za kutosha za kufanyia kazi, nyenzo hizo ni pamoja na rasilimali watu, fedha, majengo, usafiri, samani, n.k. Idara ya Utawala na Rasilimali Watu pia inao wajibu wa kuwezesha Idara zingine “Line Departments” kutenda kazi zake. Pia ina jukumu la kusimamia utendaji kazi katika Halmashauri kwa kuhakikisha kuwa malengo makuu ya Halmashauri yanafikiwa.
Idara ya Utawala na Raasilimali watu imegawanyhika katika sehemu kuuu mbili:-
Sehemu ya Utawala/Uendeshaji:
Kuhakikisha watumishi wanafuata Sheria na Kanuni za Utumishi wa Umma;
Kutafsiri Sheria na Kanuni za Utendaji kazi kwa watumishi katika eneo la kazi;
Kuhakikisha Ofisi zina vitendea kazi vya kutosha;
Kusimamia utendaji wa Masijala ya Halmashauri
Kushughulikia masuala ya Itifaki;
Kusimamia Usafiri, Ulinzi na Usalama wa Majengo;
Kusimamia matengenezo ya vitemndea kazi vya Halmashauri.
Kusimamia ustawi wa wafanyakazi ikiwa ni pamoja na Afya, Usalama, Michezo na Utamaduni;
Kusimamia Maadili ya Utumishi wa Umma pamoja na kutoa elimu ya kuzuia na kupambana na Rushwa;
Kuratibu Utekelezaji wa Mikakati ya Kuboresha Utendaji katika Halmashauri;
Kushauri juu ya mbinu za kuongeza Ufanisi wa watumishi
Kuratibu Utekelezaji wa Mkataba wa Huduma kwa Mteja;
Sehemu ya Rasiliamali Watu:
1. Kuratibu Mafunzo- Idara inashughulika na kuratibu na kuandaa mafunzo ya muda mrefu na muda mfupi pamoja na kuandaa mafunzo ya awali ya watumishi. Utaratibu wa kwenda kwenye mafunzo hayo huanzia katika Idara husika baada ya mtumishi kufanyiwa tathmini ya utendaji kazi wake pamoja na elimu aliyonayo, Idara huamua kumuweka mtumishi katika bajeti ili aweze kuhudhuria masomo kulingana na mahitaji na mapungufu aliyonayo. Utaratibu huu unatokana na matokeo ya kujaza fomu za Opras ambapo changamoto za utendaji kazi huonekana katika fomu hizo.Hata hivyo Maombi ya kuingia kwenye mpango wa mafunzo yanaanzia Januari hadi Machi ya kila mwaka.
2. Kuratibu Likizo – Idara inaratibu likizo zote za watumishi wa Halmashauri.
Watumishi wote wanatakiwa kujua kwamba likizo ni haki yao na ni muhimu kwao.Pia wanapaswa kujua kuwa utaratibu wa kwenda likizo huanzia kwenye Idara husika kwa Wakuu wa Idara kuandaa mzunguko wa likizo (Leave Roster) ya kila mtumishi kulingana na tarehe yake ya ajira . Pia wanapaswa kujua likizo za watumishi zinapitishwa kulingana na Leave Roster iliyowasilishwa. Aidha ijulikane pia kuna likizo ya malipo ambapo mtumishi anastahili nauli kwake na familia yake ikiwemo mke/mume,watoto wasiozidi wanne chini ya umri wa miaka18. Na iombwapo inatakiwa iwe na viambatanisho ambavyo ni cheti cha ndoa na vyeti vya kuzaliwa watoto na sio “Affidavit.”
3. Upimaji Utendaji kazi wa wazi (OPRAS)- Idara pia inaratibu zoezi la Upimaji Utendaji kazi wa wazi yaani OPRAS kwa watumishi. Opras ni muhimu kwa watumishi kwenda kozi kwani ni kigezo kimojawapo cha upandaji cheo, na pia inaonyesha mapungufu ya Mtumishi kwa hitaji la kwenda masomoni, inaleta ufananisi katika kutekeleza majukumu, inaleta ushirikiano n.k. Zoezi la Opras hufanyika kila mwanzo wa mwaka wa Serikali yaani July ambapo watumishi wote wanatakiwa kujaza malengo yao ya mwaka katika fomu hizo baada ya kukubaliana na wasimamizi wao wa kazi. Aidha ifikapo Desemba wanatakiwa kufanya mapitio ya nusu mwaka wakieleza utekelezaji wa malengo yao ulipofikia na kama kuna mabadiliko yoyote ya malengo wanaweza kuyarekebisha hapa. Pia ifikapo mwisho wa mwaka yaani Juni kila mtumishi anatakiwa kueleza utekelezaji wa malengo aliyojiwekea mwanzo wa mwaka amefanikisha kwa kiwango gani halafu anatakiwa ajipime pia apimwe na msimamizi wake wa kazi. Kwa mwaka wa fedha 2015/16 watumishi zaidi ya 90% wamefanikisha kujaza fomu za Opras na wameanza kuelewa umuhimu wa fomu hizo.
4. Mikopo ya Watumishi (1/3 ya Mshahara) Watumishi wanatakiwa kujua kwamba unapokopa unatakiwa ubaki na I/3 ya mshahara wako na kwamba mikopo yote inaingizwa kupitia system ya Lawson ili makato yaweze kukatwa kila mwezi.
5 Kushughulikia malimbikizo ya Watumishi Watumishi wote wanatakiwa kujua kuhusu utaratibu mpya wa malimbikizo (arrears). Mtumishi yeyote aliepanda cheo na akachelewa kurekebishiwa mshahara akawa na madai ya malimbikizo au ajira mpya aliechelewa kupata mshahara akawa anadai malimbikizo haitaji kujaza fomu za malimbikizo (arrears) kwa sababu kwa sasa malimbikizo (arrears) yanalipwa moja kwa moja. Hivyo anachotakiwa kufanya ni kwenda kwa Afisa Utumishi anaeshughulika na malimbikizo (arrears) na kuona kama madai yako yatalipwa moja kwa moja au kuna shida yeyote
6. Kuratibu ajira, kuthibitisha kazini, kupandisha vyeo na uhamisho wa watumishi;
7. Kuandaa Mpango wa Rasilimali Watu wa Wizara na mahitaji ya Wataalamu wa Wizara;
Usimamizi na uendesheaji wa masuala ya Mishahara;
Kushughulikia stahili mbalimbali za watumishi;
Kushughulikia stahili za watumishi wanapostaafu kazi ama kuacha kazi.
